Ajanhallinnan työkaluja

anna noramaa

12.2.2023

Anna Noramaa

Miten saada ajanhallinta järjestykseen? Lue Annan vinkit aikakaaoksen kesyttämiseen.

Miten saada ajanhallinta järjestykseen. Kaikki alkoi, kun halusin töiden ohella lähteä kehittämään Beredan liiketoimintaa. Tiesin, etten jaksa työpäivän jälkeen lähteä enää luomaan uutta timanttia ja viikonloput eivät houkutelleet, koska niitä käytin yleensä lepäämiseen ja valmennusopintoihin.

Olin jo siinä vaiheessa kirkastanut itselleni mitä haluan tehdä eli tulevaisuudessa haluan vetää yritystä yhdessä parhaan tiimin kanssa. Olin siis määritellyt ja kirkastanut itselleni tavoitteen ja pidin sitä tavoitetta itselleni tärkeänä. Se kutsui minua luokseen eli minulla oli sisäinen motivaatio pyrkiä tätä kohti. Sitten piti miettiä, mistä aika tämän toteuttamiseen eli ajanhallinta kuntoon

Luulen, että melkein yhtä tärkeää kuin oli määritellä itselleni tavoite, mitä haluan tehdä, oli miettiä miten sen teen ajanhallinta-työkalujen avulla. Yhden uuden asian lisääminen päivittäiseen elämään, joka on jo aikataulutettu ei ole kaikkein helpointa. Kävimme valmentajan kanssa läpi päivääni ja rutiinejani sekä sitä milloin olen virkeä ja tuottelias. Päädyin siihen, että olen virkein ja tehokkain aamun ensimmäisen työtunnin ajan. Saan tuossa tunnissa helposti vaikka mitä aikaan. Siksi oli loogista, että käytän osan viikon aamutunneista omalle projektilleni.

Kalenterimerkintä

Asia, joka varmisti oman sitoumisen ajanhallintaan oli kalenterimerkintä. Kaikille näille omalle projektille nimetyille aamuille olin laittanut kalenterimerkinnän ‘Positiivinen kierre’ ja kalenterimerkinnät oli tehty jatkuvaksi hamaan tulevaisuuteen. Oman projektin kyseen ollen, sain tietysti päättää minkä asian edistämiseen, tutkimiseen, kirjoittamiseen tai sisällöntuotantoon tuon tunnin käytin. Tämä oli mulle tosi merkityksellistä, koska tunsin, että sain tuon tunnin aikana asioita aikaan. Lisäksi tuo tunti ei ollut loppujen lopuksi mistään pois. Ei edes muusta työnteosta. Lopuksi toki pieni realismi: Tietenkään en käyttänyt noista jokaista kalenteroitua aamutuntia. Joskus työt ajoivat yli, niin kuin usein käy. Mutta silloinkin yleensä mietin, mihin kohtaan päivästä tuon tunnin siirrän, jos se oli mahdollista.

Tämä oli tosielämän tarina aloitetusta uudesta asiasta, joka mahtui kalenteriin, kun sitä halusin. Sittemmin olen saanut vapautta toteuttaa kalenteriani paremmin ja olen vielä kehittynyt siinä. Aikaisemmin tuntui, että pidin itseäni ajanhallinnan kynnysmattona, koska mulle yleensä kävi kaikki tai laitoin kaiken käymään. Nykyään hallitsen kalenteriani jo paremmin. Olen myös jalostanut lisää tuota ajatusta siitä, milloin minun kannattaa tehdä mitäkin asioita. Sunnuntain luova päivän puolikas kirjoittamiseen ja konseptointiin on yksi esimerkki siitä.

Isot oivallukset ja vinkit: ajanhallinta

  1. Mieti mitä haluat saavuttaa? Mulla tämä oli unelma omasta yrityksestä, mutta tämä voi olla liikuntaa, opiskelua tai aikaa läheisille. Tämä on se muutoskohde.
  2. Mitä osa-alueita viikkoosi mahtuu/kuuluu? Voitko luopua jostakin, jos on tarvis? On tärkeää hahmottaa elämään kuuluvat asiat, jotta niitä voi jäsennellä.
  3. Milloin olet parhaimmillasi? Tämä on yksilöllistä ja näitä parhaita hetkiä on tietysti useampikin päivässä. Mieti milloin ne ovat ja mitä teet tuona aikana nyt ja mitä taas voisit tehdä?
  4. Milloin työenergiat ovat alhaalla? Tarvitsetko päivään palautumistauon, liikuntaa tai kodinhoitotauon? Voit laittaa tämän kalenteriin tai vain opetella pitämään tauon ilman kalenteriakin.
  5. Millainen työskentelijä olet tai millainen haluaisit olla? Tarvitsetko keskeytymätöntä työaikaa päiviin? Tarvitsetko tyhjää ohjelmatonta aikaa kalenteriin yllätystöille tai vaikka ajattelulle.
  6. Onko sinulla tarpeeksi aikaa palautumiselle?
  7. Jos suunnittelemasi toiminta ei kertakaikkiaan sovi kalenteriin, mieti voisitko perumisen sijaan siirtää sen.

Jos haluat, listaa näitä asioita muistiinvihkoon tai muistioon. Joitakuita voisi auttaa tulostettu kalenteripohja, johon voi hahmotella omia töitä, menemisiä ja rutiineja. Näitä löytyy esim. Wordin mallipohjista, jos haluat tulostaa tai https://7calendar.com/fi/calendar-january-monthly/

Meillä on erilaisia työelämiä, mutta tietynlainen luovuus on tässä suunnittelussa hyväksi. Mitä voit saavuttaa, on moninkertainen verrattuna panostettuun aikaan. Totuus kun on, ettei tunteja tule päivään lisää. Kun olet suunnitellut oman ajankäyttösi itsellesi sopivaksi, sinulla on mahdollisuus tuntea itsesi vapaaksi tai vapaammaksi, luovemmaksi, virkeämmäksi, energisemmäksi, rennommaksi ja keskittyneemmäksi. Suunnittelu kannattaa ja jokainen tekee tämän omista lähtökohdistaan ja omasta elämästään käsin. Teet sen minkä haluat ja innostuneesti.

Ajankäyttö on yksi hyvä esimerkki siitä, millaisia aiheita valmennuksessa voi työstää. Pienillä asioilla on iso merkitys. Valmentaja kysyy sinulta ne oikeat kysymykset, kun mietit mitä haluat saavuttaa ja miten sen teet. Tutustu valmennuksiin ja mieti, olisiko tämä sinun muutosteemasi! https://bereda.fi/yksilovalmennus/ tai https://bereda.fi/ryhmavalmennus/

Lue seuraavaksi

ryhmävalmennus yrittäjille

Ryhmävalmennukset Beredan tapaan

Ryhmävalmennus on yksilövalmennusta ryhmämuodossa. Se on todennetusti tehokas menetelmä, jossa jokainen ryhmän jäsen työstää valmennuksen avulla omaa muutostavoitettaan.

Stressaan vähemmän, kun ajankäyttö on kunnossa

Hausjärveläinen Hannu lähti mukaan yrittäjien ryhmävalmennus-pilottiin keväällä 2022 haasteenaan ajanhallinta.